200 emails não lidos na Caixa de entrada, 4 reuniões antes do almoço, notícias, Twitter, Facebook, artigos técnicos de atualização profissional, jornal da semana acumulado, feeds RSS... ufa! Quanta informação!!!

Estamos na “Era da Informação”, todos sabem, o que não sabemos ainda é como lidar com tudo isso em apenas 24 horas por dia.

Desde a Revolução Industrial as empresas vêm focando em duas principais vertentes, totalmente interligadas: produtividade e lucro. Sem a primeira, não há a segunda.

Mas como manter a produtividade alta sem perdermos o trem da informação, da atualização constante que nossas profissões demandam?

No vácuo dessa avalanche de tarefas “inadiáveis” surgiram várias ferramentas de gerenciamento de tempo e metodologias para definir metas e etapas, além, claro, de inúmeras dicas para o dia-a-dia. Pretendo enumerar apenas algumas delas aqui, principalmente as mais simples, que podem ser implementadas sem muito esforço, somente uma dose de persistência, até que se crie o bom hábito de organizar melhor sua agenda.

O próprio framework SCRUM,  amplamente utilizado na Add Technologies, é uma ferramenta de enorme importância no desenvolvimento dos projetos para nossos clientes. Ele permite que se gerencie todo o projeto em pequenas etapas, minimizando retrabalho e melhorando a qualidade do produto final, aliado, principalmente, à rapidez da entrega.

Outra técnica bastante interessante e extremamente simples que descobri há poucos meses para definir metas e estratégias é a chamada “SMART”.

São definidos 5 tópicos principais para um objetivo:

S – O quê especificamente? (Specify)
M – Quanto vai custar? (Measure)
A – Como vou alcançar? (Achieve)
R – Por quê eu quero esse objetivo? (Reward)
T – Quando eu vou realizar? (Time)

Definir objetivos é o primeiro passo para o gerenciamento eficaz do seu tempo. Com os tópicos explicitados, fica muito mais fácil saber aonde se quer chegar.

Defina exatamente o que você deseja atingir, mensure o custo para realizá-lo, estabeleça estratégias para alcançar o objetivo, deixe claro o motivo de estar trabalhando naquilo e coloque um prazo para a finalização. São os primeiros passos para conseguir aquilo que você almeja.
Porém, nem tudo são flores nesse caminho. Os piores inimigos da produtividade são aquelas pequenas interrupções que ocorrem durante o dia, fora dos intervalos de “refresh” da mente.

Seja um comunicador instantâneo que fica piscando na tela, ou um Twitter contando o número de “tweets” ainda não lidos ou mesmo a pura vontade de entrar em um portal de notícias para saber o que está acontecendo no mundo naquele exato momento.

Algumas atitudes simples podem melhorar seu ganho de produção, como por exemplo:

• estabeleça horários durante o dia para ler e responder e-mails pessoais (recomenda-se que seja antes do almoço e no final da tarde). Peça às pessoas que queiram falar-lhe urgente (coisas pessoais, mas importantes, obviamente), que o façam pelo telefone. Uma boa saída é colocar uma auto-resposta no seu email pessoal, informando às pessoas sobre estes procedimentos.

• faça o mesmo com o Twitter, feeds RSS e notícias gerais, que não tenham a ver diretamente com o seu trabalho.

• escolha uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, que disponha, preferencialmente, de uma funcionalidade onde você possa determinar o estágio da tarefa. Em último caso, vale até uma planilha de Excel, bem organizada.

• faça o mesmo para gerenciamento de contatos. É uma perda de tempo enorme ficar procurando o email ou telefone de um contato, quando você poderia resolver facilmente o problema com um programa de agenda eletrônica.

• utilize uma ferramenta que possa gerenciar os dois itens anteriores de forma integrada, como o Microsoft Outlook, por exemplo, que ainda gerencia seus e-mails.

Integração é uma palavra-chave na busca por uma melhor produtividade. Quando há integração entre as ferramentas, o ganho na produtividade é muito maior. Uma solução que possa ser utilizada tanto no seu desktop, quanto no seu smartphone, sem dúvida lhe trará muito mais benefícios.

Várias outras ações podem ser feitas para maximizar o seu tempo (Post-It’s e quadros magnéticos, por exemplo). Porém, é de extrema importância considerar que se você escolher muitas ferramentas acabará se perdendo entre elas. Portanto, mantenha o bom senso para não criar outro problema em cima do que deveria ser uma solução.